إيداعات مصروفات الموكلين: كيف تديرها ليثق الموكل في كل مطالبة

تطلب معظم المكاتب من الموكلين تقديم مبالغ مقدماً لتغطية مصروفات الملف: الرسوم القضائية ورسوم القيد، والترجمة المعتمدة، والخبراء، والسفر، والمراسلات. نادراً ما يعترض الموكل على المبدأ. يبدأ الاحتكاك لاحقاً، عندما تصل مطالبة مصروفات ولا يستطيع الموكل معرفة علاقتها بالإيداع الذي دفعه قبل ثلاثة أشهر.

الروتين الجيد للإيداعات يجيب عن هذا السؤال قبل أن يطرحه الموكل.

افصل الإيداعات عن الأتعاب

المبلغ المقدَّم للمصروفات ليس مقابلاً للعمل القانوني. سجّله منفصلاً، وخصّصه للملف الذي قُدّم من أجله، ولا تسمح له أبداً بأن يغطي بصمت فاتورة أتعاب غير مسددة. خلط الأمرين أسرع طريق لفقدان ثقة الموكل.

اخصم من الإيداع عند اعتماد كل مصروف

عند اعتماد أي مصروف، سجّل في اللحظة نفسها الجزء الذي يغطيه الإيداع. ترك الخصم إلى حين إعداد المطالبة يجعل الازدواج أو النسيان سهلاً، خصوصاً في الملفات المزدحمة التي ينفق عليها أكثر من شخص.

أظهر الخصم في المطالبة

لا يكفي أن تسرد المطالبة ما أُنفق. يجب أن تذكر بسطور واضحة:

• إجمالي المصروفات عن الفترة،
• الجزء الذي دُفع بالفعل من إيداع الموكل،
• المبلغ المتبقي للتحصيل.

هذا السطر الإضافي وحده يزيل معظم الأسئلة التي يطرحها الموكلون حول مطالبات المصروفات.

أرفق الإيصالات

إيصال خلف كل بند يحوّل المطالبة من طلب إلى دليل. الموكل الذي يرى إيصال المحكمة أو فاتورة المترجم نادراً ما يجادل في المبلغ.

أبلغ الموكل عندما يقترب الإيداع من النفاد

رسالة قصيرة عندما ينخفض الرصيد عن المصروف المتوقع التالي أفضل بكثير من مطالبة مفاجئة، وتمنح الموكل وقتاً لترتيب الدفعة التالية قبل أن يتوقف العمل.

سوِّ الحساب قبل إغلاق الملف

في نهاية الملف يجب أن يصل حساب الإيداع إلى الصفر: إما أن كل مبلغ أُنفق على مصروفات موثقة، أو أن الباقي يُعاد إلى الموكل. كشف ختامي يوضح ذلك هو آخر انطباع يحتفظ به الموكل عن مكتبك.

عملياً

في Lexivo تُخصَّص الإيداعات لكل ملف، ويُخصم منها تلقائياً عند اعتماد المصروفات، وتظهر في كل مطالبة كخصم مع المبلغ المتبقي للتحصيل، مع إرفاق الإيصالات.