ترقيم الملفات وتسمية المستندات بطريقة تصلح لمكتب يتجاوز خمسة محامين

عندما يضم المكتب ثلاثة محامين، تُعرف كل قضية باسم الموكل ويعرف الجميع أيها تقصد. في مكان ما بعد خمسة أو ستة محامين يتوقف ذلك عن العمل: ملفان للموكل نفسه، ومحامٍ جديد لم يكن موجوداً عند فتح الملف، وفاتورة تحتاج إلى الإشارة إلى القضية دون أي لبس.

نظام ترقيم الملفات وقاعدة تسمية المستندات هما أرخص بنية تحتية يمكن للمكتب أن يبنيها، وأصعبها إضافةً لاحقاً.

أعطِ كل ملف رقماً لا يتغير

رقم الملف الجيد فريد ودائم ومفهوم من النظرة الأولى. من الأنماط الشائعة الجمع بين رقم الموكل وتسلسل خاص بملفاته — مثل رقم الموكل يليه ترتيب الملف بين ملفاته. من يرى الرقم يعرف لأي موكل ينتمي وأنه مختلف عن ملفاته الأخرى.

دع النظام يمنح الرقم

الأرقام المكتوبة يدوياً تتكرر وتقفز. منح الرقم تلقائياً عند فتح الملف يضمن أن يكون فريداً ومتسلسلاً.

استخدم الرقم في كل مكان

يجب أن يظهر الرقم على الفواتير ومطالبات المصروفات ومراسلات المحكمة والرسائل الداخلية وأسماء المستندات. عندما يحمله كل شيء، يصبح إيجاد كل ما يخص الملف بحثاً واحداً.

سمِّ المستندات بالطريقة نفسها كل مرة

القاعدة البسيطة أفضل من الذكية:

• رقم الملف،
• نوع المستند باختصار (خطاب، مذكرة، صحيفة، عقد)،
• كلمات قليلة تصفه،
• التاريخ بصيغة قابلة للترتيب،
• علامة للإصدار في المسودات.

المستندات المسماة بهذه الطريقة تترتب زمنياً من تلقاء نفسها ويمكن التعرف عليها حتى بعد تنزيلها أو إرسالها بالبريد.

تجنب الأسماء التي لا معنى لها إلا اليوم

«نهائي» و«نهائي-٢» و«الأحدث» لا تعني شيئاً بعد شهر. أما الإصدارات والتواريخ فتعني.

اكتبها وطبّقها على الملفات الجديدة

صفحة واحدة من الإرشادات تكفي. طبّقها على كل ملف جديد من اليوم، بدلاً من محاولة إعادة تسمية سنوات من الأرشيف في عطلة نهاية أسبوع واحدة.

يمنح Lexivo أرقام الملفات تلقائياً بصيغة تجمع الموكل والتسلسل، وينقلها إلى الفواتير والمطالبات والملفات المنزّلة، فتُسمّى المستندات باتساق دون أن يضطر أحد لتذكّر القواعد.