لا تفوّت موعد جلسة أبداً: بناء روتين للمواعيد في مكتبك
فوات جلسة أو مهلة تقديم من أخطر ما يمكن أن يحدث لمكتب محاماة، ومن أسهله منعاً. يتطلب ذلك روتيناً، لا ذاكرة أفضل.
قليلة هي الأشياء التي تضر بسمعة المكتب — وبقضية الموكل — بقدر فوات جلسة أو مهلة تقديم. وهو أيضاً من أكثر الإخفاقات قابلية للمنع في الممارسة القانونية. نادراً ما تفوت المواعيد لأنها كانت مجهولة، بل تفوت لأنها كانت في مفكرة شخص واحد أو دفتره أو ذاكرته.
الروتين على مستوى المكتب يجعل الموعد مسؤولية المكتب لا ذاكرة محامٍ واحد.
تقويم واحد للمكتب
كل جلسة ومهلة تقديم وميعاد تقادم مكانه تقويم مشترك مرتبط بالملف، لا المفكرات الشخصية فقط. إذا مرض المحامي المسؤول أو سافر، يستطيع غيره رؤية ما هو مستحق.
سجّل الموعد لحظة علمك به
أخطر فترة في حياة أي موعد هي ما بين العلم به وتسجيله. اجعل إدخال الموعد جزءاً من الخطوة نفسها: قراءة الإعلان أو الخروج من الجلسة.
سجّل المصدر
دوّن من أين جاء كل موعد: إعلان المحكمة، أو محضر الجلسة، أو حساب من مستند أُعلن. عندما يُثار سؤال حول موعد، يحسمه المصدر بسرعة.
استخدم أكثر من تذكير
تذكير واحد في اليوم نفسه متأخر جداً لأي شيء يحتاج تحضيراً. اضبط تذكيرات على فترات تمنح وقتاً للتصرف: مثلاً قبل أسبوع، وقبل يومين، وفي اليوم نفسه لمواعيد التقديم.
حدد شخصاً بالاسم
لكل موعد محامٍ مسؤول واحد، وللمواعيد المهمة شخص ثانٍ يصله التنبيه أيضاً. «الفريق» ليس مسؤولاً.
راجعوا الأسبوع القادم معاً
مراجعة أسبوعية قصيرة لجلسات ومواعيد الأسبوعين القادمين تلتقط التعارضات في الجدول والنقص في التحضير والمواعيد التي لم تُسجل أصلاً.
حدّث بعد كل جلسة
التأجيلات هي أكثر ما يجعل التقويم قديماً. يجب إدخال الموعد التالي قبل أن يغادر المحامي مبنى المحكمة، مع ملاحظة قصيرة بما حدث.
أغلق الدائرة مع الموكل
بمجرد تحديد الموعد أبلغ الموكل. هذا يُظهر أن المكتب ممسك بزمام الملف ويقلل اتصالات المتابعة.
تقويم Lexivo مشترك على مستوى المكتب ومرتبط بالملفات ويرسل التذكيرات إلى المحامي المسؤول، فيصبح كل موعد مسؤولية المكتب لا مفكرة شخص واحد.
هذا المقال معلومات عامة حول إدارة الممارسة القانونية، وليس استشارة قانونية.